"יש לי רשימת מטלות והיא אף פעם לא נגמרת"

אנשים רבים שאני פוגש, בין אם הם בעלי עסקים ובין אם הם שכירים,בין אם הורים לילדים ובין אם עדיין לא, מעידים על קושי רב למצוא עוד זמן לעוד מטלות.

מדוע זה קורה?

חיינו עמוסים מאוד,זו עובדה. אבל רגע, הסתובבתם פעם בשעת בוקר מאוחרת במרכז ת"א או מרכז ירושלים או חיפה, מדרחוב כזה או אחר, שמתם לב שבתי הקפה מלאים אדם.

מה קורה כאן?, אלו השעות שהזוכים בלוטו שותים קפה? לא. אולי יש שם כמה, אבל הרוב לא.
אז אלה רק בעלי העסקים העצמאיים עם הפגישות שלהם? יתכן, אבל לא רק.
זהו הבנתי, אלו הנשים של העשירים. לא! זו אגדה אורבנית עתיקה, למרות שחלקן ממש במצב הזה (ואני מפרגן להן בענק).
האם מקומות הבילוי, באשר הם, מלאים רק בסופ"ש? ממש לא.

רשימת המטלות

רשימת המטלות היא רשימה בלתי נגמרת של דברים שצריך ודחוף לעשות. מדוע צריך לעשות אותם? כי הם משפיעים באופן מידי על התפקוד של העסק (לדוגמה לייצר את המוצר, או להעניק את השירות, הם צריכים להתבצע מהר ככל הניתן כי אחרת הם לא היו ברשימה.

רשימת המטלות כוללת גם את מה שלא הספקנו בשבוע שלפני כן. מטלות מהרשימה הקודמת...איך הן הגיעו למטלות השבוע הזה? לא הספקנו לעשות אותן ונכנסו כל מיני דברים נוספים.
יש מאיתנו שמסמנים בצבעים את המטלות השונות וכך יוצרים סדר עדיפות. יש המפרידים בין רשימת המטלות בעבודה לרשימה האישית/משפחתית.

יש כאלה שמצליחים להפוך את הרשימה לתכנית שבועית. הם משבצים את המשימות העליונות ברשימת המטלות בתוך הלו"ז השבועי וכל פעם מקווים כי הרשימה תתקצר עד למטלה הבאה שלא שובצה. ואז נוספות חדשות...
כולנו יחד מתמודדים עם אותו קושי- הרשימה לא נגמרת לעולם.

לרשימה זו יש שם נוסף – רשימת הדברים שדחוף לעשותם. כי אם הם לא היו דחופים, הם לא היו ברשימה.
לרשימת המטלות יש מספר יתרונות אך חסרון אחד גדול – היא לא מצליחה להביא לידי ביטוי את הטיפול במה שחשוב לנו בחיים.

רגע, אל תסבירו לעצמכם כי רשמתם ברשימה את כל הדברים החשובים שצריך לעשות שבוע הבא, באו נבדוק האם זה נכון. פעמים רבות אנו מגדירים משימות דחופות כמשימות חשובות. מדוע הן חשובות? כי צריך לעשות אותן ממש עכשיו או השבוע אחרת משהו ישתבש. לדוגמה: שבוע הבא צריך לכתוב X, צריך להתקשר ל-Y, צריך לקחת את הילדים לסרט, צריך ללמוד למבחן, צריך, צריך, צריך.

אם הייתי שואל אתכם מה חשוב לכם בחיים, סביר להניח כי הנושאים הבאים יופיעו שם: בריאות, משפחה, זוגיות, פרנסה ועוד משהו אישי שאתם אוהבים לעשות כמו לקרוא ספר, ספורט, חוג, סרט ועוד. אכן, עוצמת החשיבות משתנה מאדם לאדם, ממצב למצב אך אלה הם באמת הדברים החשובים.

הדברים החשובים לנו בחיים הם המצפן שלנו. כאשר המצפן מוגדר, קל יותר להגדיר בכל שבוע מה מהמטלות משרתות את המצפן, את החשוב לנו בחיים, וכמה מהן עוסקות בדחוף שצריך לעשות.
תכנית עבודה לחיים.

מציע לכם הצעה קטנה. בכדי לבדוק עד כמה היא טובה עבורכם, מציע כי תנסו אותה במשך ארבע שבועות ואז תחליטו כיצד לשפר אותה.

שבו עם עצמכם בסוף השבוע והגדירו (בכתב ולא בראש) באיזה מצב אתם רוצים להיות בסוף השבוע הבא. מהן המשימות שמופיעות בבנק של המצפן, מה ההספק בעבודה (שכיר או עצמאי), פעם בשבוע בילוי זוגי, פעם בשבוע אחה"צ עם הילדים, פעמיים בשבוע חוג/חדר כושר/קפה עם חבר/ה – משהו שהוא רק עבורכם, לנשמה.

פתחו יומן שבועי ושבצו את המשימות החשובות לכן. יתכן וכל יום יהיה כתוב בין 08:00-18:00 "אני בעבודה". עם קצת מאמץ ותכנון תוכלו לכתוב לכם מה את עושים בעבודה, מהן המשימות החשובות יותר לביצוע ולא רק הדחופות. לדוגמה, מנהל שלא ישבץ באופן יזום שיחות אישיות עם עובדים, ימצא את עצמו בלי עובדים או עם תפוקות נמוכות ואז יהיו המון שיחות דחופות עם עובדים. טיפול בכ"א ידוע כסעיף חשוב בכל מקום עבודה, לצערנו, אצל מנהלים רבים הוא הופך לדחוף כי הוא לא טופל לאורך הזמן. היו דברים דחופים יותר...באמת? יש מישהו יותר חשוב מהעובדים שלכם...

שבצו ביומן מתי אתם יוצאים לבילוי עם בני הזוג, מתי אתם בחדר הכושר (ומתי בני הזוג יצאו לפינוק האישי שלהם, לא אתכם), שריינו אחה"צ עם הילדים או סרט או כל פעילות אחרת.
לסיום, הקפידו על החשוב מכל – תשאירו מקומות פנויים ביומן. הם הגמישות שלכם לממש את התכנית.

ומה עם רשימת המטלות?

רשימת המטלות תהיה תמיד. היא לעולם לא תתרוקן באמת. חשוב להקפיד ולבחון מה באמת דחוף שם ומה הכי חשוב שם. התכנית השבועית נועדה לשלב בין הדחוף לחשוב ולהבטיח כי גם אם יש המון דחוף, יהיו שם לפחות שניים/שלושה נושאים מתוך החשוב.
כאשר הכל דחוף,שום דבר לא דחוף, כאשר הכל חשוב, שום דבר לא חשוב. יש חשוב יותר ויש חשוב פחות, יש דחוף יותר ויש לא דחוף.

האיזון בין החשוב לדחוף נמצא אצלכם והוא מאוד אישי. הרעיון הוא, שאם לא יהיו שם דברים שממלאים את הנפש שלכם באושר, לא תהיה בריאות. אם לא תהיה בריאות, לא תהיה עבודה ולא יהיה זמן לילדים, לבני זוג ולחיים עצמם.
ניתן לחזור עם סיפוק עצום ממקום העבודה בשעה מאוחרת ולספר כי עבר עלינו יום מצוין ועזרנו היום לעובד מסויים, ללקוח שהיה מרוצה או פיצחנו משהו חשוב. אך אם בתוכינו לא כייף לנו ואנחנו לא מוצאים זמן לשעתיים איכות עם בני הזוג או למשהו אישי...משהו שם לא מאוזן.

"המטרה בחיים, היא חיים עם מטרה"